Resmî Yazı Doğrulama Rehberi

Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Çıkardığı Öne Sürülen Resmî Yazıların Doğruluğu Nasıl Teyit Edilir?

Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Çıkardığı Öne Sürülen Resmî Yazıların Doğruluğu Nasıl Teyit Edilir?

 

Sıklıkla evrak teyidi talep ediliyor. Rehber mahiyetinde kısa ve pratik bir liste karalamanın zamanının geldiğini düşünüyoruz.

Bir kamu kuruluşunun resmî yazışmasının doğruluğunu nasıl teyit edebiliriz?” sorusunun yanıtını arayalım.

 

1. Evrakın Resmî Yazışmalara İlişkin Yönetmelik’e Uyumluluğunu Araştırın

İdarelerin uygulama birlikteliğini sağlamak için resmî yazışma süreçlerinde “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik“e uyumlu formatta yazışma yapması gereklidir. Yazışmaların bu yönetmelik hükümlerine uyumlu olması beklenir.

Örneğin, 15 Temmuz Darbe Girişiminin planını yansıttığı ve darbe girişiminden 20 gün önce Cumhurbaşkanı Erdoğan tarafından imzalandığı öne sürülen resmî yazı aslında sahteydi. Yönetmelik’e göre taşıdığı aykırılıkları daha önce aktarmıştık.

 

15 Temmuz Darbe Girişimi Planı Yazısı İddiası

Bahse konu resmî yazışmalara ilişkin yönetmeliğin yenilenmesine yönelik çalışmaların sürdüğünü de belirtmemizde fayda var.

 

2. Yazının Sayısının Kırılımlarına Dikkat Edin

Yazının sayısında yer alan ilgili Devlet teşkilât kurumsal kodu, standart dosya planı kodu, birim ve genel evrak bölümü kayıt numarasının Standart Dosya Planına göre oluşturulmuş olması gerekir.

A kurumunun kodu başka bir kurum tarafından kullanılmış olamaz. Yahut, C konusuna tahsis edilen bir sayı kırılımı farklı bir konuya ait koddan çıkarılamaz.

Örnekleyecek olursak; 15 Temmuz Darbe Girişimi planını içerdiği öne sürülen sahte yazışmada 682244839-954-99-003 sayısının yer aldığı görülüyor. Öncelikle bu sayının gerçekten Cumhurbaşkanlığına ait olup olmadığı kontrol edilmelidir.

Standart Dosya Planına göre Cumhurbaşkanlığı’nın devlet teşkilâtındaki kurumsal kodu 682244839’dur. Bu sayının ardından gelen “954” standart dosya planı kodu, “99-003” bölümü ise sırasıyla birim ve genel evrak bölümü kayıt numarasıdır. Yani, 954 nolu konudan Cumhurbaşkanlığı bünyesindeki 99 nolu birim 22 Haziran 2016 tarihine kadar sadece 2 tane evrak çıkardığı anlamına gelmektedir (Cumhurbaşkanlığının Standart Dosya Planındaki konu kodları ve birim kodları bilinmediğinden ancak bu kadar yorum yapılabilmektedir). Yazışmanın sayısının bölümlerinin birbirinden farklı işaretlerle ayrılmış olması da asılsız olabileceğinin bir diğer işaretidir.

 

Cumhurbaşkanı Erdoğan Tarafından İmzalandığı ve 15 Temmuz Darbe Girişiminin Planını İçerdiği İddia Edilen Belge
Cumhurbaşkanı Erdoğan Tarafından İmzalandığı ve 15 Temmuz Darbe Girişiminin Planını İçerdiği İddia Edilen Belge

 

3. E-imzalı Belgeleri Doğrulama Kodlarıyla Teyit Edin

Kamu idarelerinin çoğu artık resmî yazışmalarını elektronik ortamda gerçekleştiriyor. E-imzalı evraklarda yer alan doğrulama kodu vasıtasıyla evrakın gerçekliği teyit edilebilir.

Örneğin, doğruluğunun teyit edilmesi istenen aşağıdaki evrakın dipnotunda hem doğrulama yapılabilecek internet sitesi hem de doğrulama kodu yer almaktadır.

 

Sağlık Bakanlığı Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu'nun 9 Ocak 2020 tarihli "Dermofol % 1 ve % 2 İ.V. İnfüzyonluk / Enjeksiyonluk Emülsiyon İçeren Ampul" konulu yazısı
Sağlık Bakanlığı Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu’nun 9 Ocak 2020 tarihli “Dermofol % 1 ve % 2 İ.V. İnfüzyonluk / Enjeksiyonluk Emülsiyon İçeren Ampul” konulu yazısı

 

Kod ve bağlantı aracılığıyla evrakın doğruluğu teyit edilebilir.

 

Sağlık Bakanlığı’nın e-imzalı resmî yazışmasının doğrulama kodu vasıtasıyla teyidi

 

Ancak, yine de evrakın doğrulama kodu ve bağlantısı kullanılarak içeriğinin manipüle edilerek / değiştirilerek servis edilebileceğini göz ardı etmemek gerek.

 

4. Yazıyı İmzalayan Kişiyi Araştırın

Evrak imzacısı kişilerin gerçekten o kurumda yönetici / idareci olup olmadığı araştırılabilir.

Kurumların internet siteleri, arama motorları, telefon rehberleri, yayınlanan haberler, kariyer siteleri bu hususta yardımcı olabilir.

 

5. Bilgi Edinme Başvurusunda Bulunun

Bilgi edinme yoluyla ilgili kurum/kuruluşa evrakın ve içeriğinin doğruluğu konusunda talepte bulunulabilir.

Kurumların bilgi edinme başvurularına -konuyla alakanız pek yoksa- bilgi sunmama meylinde olduklarını belirtmekte fayda var.

Resmî yazı olmasa da bilgi edinme başvurusu iddia yanlışlamada kullanılan bir yöntem. Örnekleri aşağıda inceleyebilirsiniz.

 

Türkiye’de Barış İsmini Alan İlk Kişinin Barış Manço Olduğu İddiası

Suudi Arabistan’ın Türkiye’den 3 Yıl Boyunca Hacı Adayı Kabul Etmeyeceği İddiası

 

6. Yazıyı Hazırladığı Belirtilen Kurumu Aramaktan Çekinmeyin

İlgili kurumun evrak birimini arayıp yazışmanın kendilerinden çıkıp çıkmadığını ya da yazının muhatabı kurumu arayıp yazının akıbetini sorabilirsiniz.

Kurum santralinden evrak birimine bağlanmayı isteyip, şansınızı deneyebilirsiniz.

Ancak her daim olumlu sonuç alınmayabilir.

 

7. Evrak Lafzının Resmî Yazışma Jargonuna Uyumlu Olup Olmadığını İnceleyin

Evrak içeriğinde kullanılan ifadeler, resmî yazışma teamülüne ya da ciddiyetine uygun olmayabilir. Kamu idarelerinin resmî yazışmalarda kullandığı jargon dışındaki ifadeler dikkat çekebilir.

Üste rica, asta arz edilmesi gibi…

Resmî yazılarda, yazının iletileceği muhatap kurumun ismi yazılırken kurumun adına ilave edilen ekler kök isimden ayrılmaz. Yani, “Mit Müsteşarlığı’na” değil; “Mit Müsteşarlığına” şeklinde yazılır. Bu da sıklıkla düşülen bir hatadır.

 

8. Belgenin Dijital Kopyası Üzerinde Teknik İnceleme Yapın

Dijital kopyaları paylaşılan evraklar üzerinde düzenleme / montaj işlemi gerçekleştirilmiş olabilir. Evrak görüntüleri üzerinde oynama yapanlar mutlaka dijital kopya üzerinde iz bırakacaktır.

Görsel üzerinde “dijital forensics” uygulamaları vasıtasıyla yapılacak incelemede montaj izleri -varsa- tespit edilebilir.

Bu yöntemle birçok görselin gerçeği yansıtmadığı ortaya konulmuştu.

Örneğin, Ekrem İmamoğlu’na ait olduğu iddiasıyla paylaşılan mason diplomasının teknik incelemesinde de, İmamoğlu’nun fotoğrafının görselin geriye kalan parçalarıyla aynı özellikleri taşımadığı ve görselin dijital montaj izleri taşıdığı rahatlıkla anlaşılmıştı.

 

Görselin Ekrem İmamoğlu’nun Mason Locası Diploması Olduğu İddiası

 

9. Evrakta Mantık Hatalarını Arayın

Evrak üzerinde lafzî ve şeklî mantık hatalarına dikkat edin. Konusunun uzmanı olmayan kişilerin hazırladığı düzmece belgelerde mutlaka sahteliğe ilişkin geride bir iz bırakılmıştır.

Örneğin, 1962 yılına ait olduğu iddia edilen bir mektupta yazı karakteri olarak 2009’da piyasaya sürülen Windows 7 Tahoma (italic) yazı tipi kullanılmış olabilir.

 

Mektupların Atatürk’ün İsmet İnönü Tarafından Zehirlendiğini Belgelediği İddiası

 

10. Belge Üzerine Vurulan Mühürü İnceleyin

Sahte belgelerin üzerine inandırıcılıklarını artırmak maksadıyla mühür eklendiği vakidir. Her yazıya her belgeye her daim mühür vurulmaz. Yazışmalar ancak gerekli görülmesi hâlinde kişisel mühürle veya idare mührüyle mühürlenir.

Tabii ki bu durum, elektronik yazışma sisteminin kullanılması öncesinde hazırlanan evraklarda gözlemlenen bir durumdu. Cumhurbaşkanı yahut Bakan düzeyinde imza edilen evraklar haricinde günümüzde düzenlenen belgeler, elektronik ortamda hazırlandıkları için üzerlerinde mühür taşımaları beklenemez.

Belge üzerindeki mührün, ilgili idareye ait olup olmadığının da kontrolünün yapılması gerekmektedir.

Örneğin, okullarda “Allah’ın takdiri belgesi” dağıtıldığı iddiasına mesnet olarak sunulan takdir belgesi üzerinde Milli Eğitim Bakanlığı yerine 1992 yılında mülga olan Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlığı’na bağlı Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğü’nün damgasının kullanılması, belgenin sahteliğinin en belirgin göstergesiydi.

 

Okulda Öğrencilere Allah’ın Takdiri Belgesi Dağıtıldığı İddiası

 

11. Kaynak Sormaktan Çekinmeyin

Evrakı paylaşan kişinin profili ve resmî evrakın dijital görüntüsünün nasıl elde edildiği gerçekliği / sahteliği konusunda önem arz edebilir. Belgeyi paylaşana nasıl edindiğini, kaynağını sorun. Yanlışlıkla ya da kasıtlı olarak yanlış bilgi paylaşanların varlığına artık hepimiz aşinayız.

 

12. Yazının İçeriğiyle İlgili Alandaki Uzman Kişiye Danışmaktan İmtina Etmeyin

Yazının doğru olup olmadığı konusunda, ilgili mevzuda yoğun mesai harcamış bir kişiden yardım istenebilir. İlgili alandan uzman görüşü, evrakta belirtilen hususun sıhhati hakkındaki belirleyici olabilir.

 

13. Gizli İbareli Yazışmalara Hemen Kanmayın, Şüphe İle Yaklaşın

“Çok gizli” kaşeli bir evrak size kadar ulaşmışsa buna şüpheyle yaklaşın. Kısıtlı erişimli sınırlı sayıda kişiye ulaşması amacıyla hazırlanan bir evrak, açık kaynaklara yansımadan size kadar ulaşmışsa büyük ihtimalle asılsızdır.

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’e göre fiziksel ortamda hazırlanan yazışmaların üst ve alt kısımlarında kırmızı damgayla “Çok Gizli” ibaresi basılır. Yazının bu bölümleri dışındaki kısımlarında ilave “gizli” atfının yer almaması gerekir.

Ayrıca, gizli ibaresi yer alan yazının, evrak kayıt sisteminden numara alan, fiziki ve elektronik formatta arşivlenen bir resmî yazı ile iletilmiş olup olamayacağını da değerlendirmek gerekmektedir.

 

 

malumatfurus hakkında 1150 makale
Köşe yazarları odaklı yanlışlama girişimi. #Köşeyazarızabıtası

İlk yorum yapan olun

Yazı İçeriğiyle İlgili Yorum Yapmak İsterseniz Buyrunuz